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Productividad Comercial: 5 tips para optimizar las reuniones en línea.


Debido a la coyuntura que venimos afrontando este año y con el objetivo de hacer más productivo el trabajo, las reuniones grupales se han convertido en una necesidad. Permiten coordinar mejor con el equipo de trabajo, ver cómo es que van llevando el trabajo y poner en claro ciertas dudas que puedan surgir mientras se realizan las diversas actividades. Conozcamos algunos consejos que te pueden ser útiles para coordinar con tu equipo.



1. No pospongas conversaciones importantes.


Debido al contexto actual hemos pasado de tener reuniones en persona a realizarlo a través de videollamadas. Pero no podemos negar que hay ciertos temas que son mejores discutirlos en persona. Si esperamos hasta que todos puedan estar juntos en el mismo lugar no será práctico. Por ello te recomendamos:


  • Adáptate a la situación actual: Incluso los problemas difíciles tienen que ser cubiertos de forma remota. No evites asuntos difíciles como la mejora de procesos o la planificación estratégica. Cualquier asunto debe cubrirse de forma remota por el momento.


  • Reúnete constantemente con el equipo: Así no tengas grandes asuntos por discutir o para saber como está el resto del equipo, reúnete cada semana a una determinada hora. Tener una rutina es sumamente importante y no mantengas la reunión lo más corta posible. Recuerda que la interacción humana es muy importante en estos días


  • Considera la disponibilidad del otro: Considera que algunas personas tienen más tiempo y ganas de hablar que otras. Si sabes que un empleado tiene muchas cosas por hacer, permítele posponer o re programarlas. El contexto actual es inusual y las reglas estándares no siempre deben aplicarse.

2. Prepárate


Al tener reuniones en la oficina, solemos ir preparados con una agenda y objetivos que buscamos alcanzar. Mientras que con las reuniones en línea, tendemos a tomarlas un poco menos en serio.


Con las reuniones en línea, podemos tender a tomarlas un poco menos en serio. No tener que levantarte del sofá o la cama para encontrarte con tu colega significa que solo puedes pensar en la reunión cuándo tu calendario te recuerda su existencia.


Además, si deseas que su compañero esté tan preparado como usted, puedes compartir tu agenda con anticipación, tal como solemos hacer para una reunión en la oficina. Incluso si no es una reunión de toma de decisiones o la presentación de un informe de progreso que requiere preparación. Puede enviar previamente a sus empleados los puntos a tocar en la reunión; así ellos podrán brindarle un buen resumen del progreso sin tener que buscar tareas, materiales o correos electrónicos mientras está en la llamada con usted.


3. Comparte todo lo que puedas o deseas


Aquí es donde podríamos no estar de acuerdo. Un consejo es mantener la cámara y el micrófono encendidos siempre que sea posible. Esto proporciona la simulación más cercana de una reunión normal. Sin embargo, algunos de nosotros nunca imaginamos que tendríamos que compartir los espacios personales de nuestros hogares con nuestros colegas. Por ello se flexible con cada situación:

  • Si necesitas encender la cámara. Intenta encontrar un lugar con un fondo que te sea cómodo compartir, y recuerda lo básico: vístete apropiadamente como lo harías para el trabajo y asegúrete de que la fuente de luz que tengas frente a ti sea buena.


  • Si no puedes, no te preocupes por eso. Deja que la otra persona se relaje un poco con esto también: tu colega podría ser responsable de educar en casa a tres niños que han podido desordenar la casa previo a la llamada.

Con respecto al micrófono, algunos creen que debe silenciarse y otros consideran que no. Cualquiera sea tu decisión, tómala considerando los siguientes aspectos:

  • Micrófono apagado. Al hacerlo, dejas que la persona que habla tenga la palabra y eliminas cualquier ruido de fondo que puedas producir accidentalmente que interrumpa la conversación.


  • Micrófono encendido. Si bien apagarlo es una buena regla para reuniones grupales, cuando es un llamada en pareja es diferente. Debido a que solo hay dos personas en la llamada, existe una mayor posibilidad de tener una conversación fluida y casi realista. Si su micrófono está apagado, es menos probable que hable espontáneamente y libremente.

Lo dejaremos a tu propio criterio, pero para complementar el tema considera poner un cronometro que señale el tiempo que durará la reunión. Independientemente de la herramienta que uses, comparte la pantalla para que todos puedan verlo.


4. Concéntrate

Cuando conocemos a alguien por primera vez, esperamos que nos preste toda su atención, es desconsiderado revisar el teléfono o responder los chats. Pero abstenerse de hacer estas cosas ahora es difícil porque tenemos reuniones en nuestras computadoras. Te recomendamos:


  • Apaga tus notificaciones: si deseas eliminar la tentación de hacer otra cosa, apaga tus datos o pon tu teléfono en modo avión y abre la reunión en una nueva ventana del navegador para que las notificaciones de todas tus pestañas habituales no te molesten. No se trata solo de concentración sino también de respeto por la otra persona.


  • No prendas y apagues las aplicaciones: si realmente quieres ser respetuoso, asegúrate de no activar y desactivar las aplicaciones con la cámara encendida, porque es probable que la otra persona vea el cambio de luz en tu rostro.


5. Sé humano

Cuando notamos que la otra persona aparece en la pantalla, sentimos la urgencia de poner manos a la obra. De alguna manera, el aspecto virtual de las reuniones remotas hace sentirnos obligados a terminarlas lo más rápido posible. Pero debemos humanizarla para crear un ambiente lo más parecido a la realidad, lo puedes realizar de la siguiente forma:

  • Comienza saludando: Si inicies diciendo algo como "Hola, ¡me di cuenta de que todavía no has terminado tu informe!" ¿lo harías?. De esta manera no solo estás siendo respetuoso, si no también amable lo que creará un ambiente más armonioso. Y si puedes, intenta comenzar con buenas noticias, porque todo el mundo necesita más de eso en estos días.


  • Pregúntale "Como se siente": Es crucial en este momento, asegurarte de que tus empleados y/o colegas puedan mantener su salud mental mientras están trabajando de manera remota.


Son momentos de reconexión con tus contactos, clientes, proveedores y personas cercanas a la generación de valor de tu negocio o empresa. Piensa en ellos, piensa en ti y piensa cómo puedes aportar en su vida con tus recomendaciones, conocimientos o habilidades.


Si te ayudó o conoces a alguna persona que le pueda interesar, compártelo! ¡Es momento de actuar!


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