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¿Cómo lograr una reunión comercial efectiva a distancia?


Planeaste la gran negociación durante meses.

Reservaste la sala de conferencias, organizaste los asientos estratégicamente, ordenaste el sushi y limpiaste en seco el traje de buena suerte.

Entonces el coronavirus golpeó y cambió todo. Su negociación en persona y largamente esperada se cambió de repente a una negociación virtual. Ahora te sientes fuera de tu elemento, y quizá inseguro de cómo proceder.


Durante los últimos meses, casi todas las negociaciones se han producido de forma virtual. Pero incluso antes de Covid-19, un número cada vez mayor de negociadores se conectaban a través de herramientas digitales. Las tecnologías de vídeo, las tele-conferencias de bajo costo y el correo electrónico se han convertido en formas eficientes para que los equipos se preparen juntos y negocien con sus contra partes.


¿Qué nos dice la investigación sobre las negociaciones virtuales? ¿Son más o menos eficaces a la hora de crear valor para las contra-partes?

En primer lugar, los puntos débiles: la negociación tiende a dejar a las partes con resultados objetivos más pobres y con menos calidez y confianza entre sí. Además, un meta análisis realizado en 2002 sugiere que la toma de decisiones en grupo es menos efectiva, menos satisfactoria y más prolongada cuando los grupos no se comunican cara a cara.

Resulta que esta es una preocupación válida. Las investigaciones muestran que, en comparación con las negociaciones cara a cara, las negociaciones en línea son:

  • Menos probables de llegar a acuerdos mutuos y más probables de terminar en un desacuerdo que puede llegar a ser costoso.

  • Menos probables de desarrollar confianza y más probables de perder la confianza durante la negociación.

  • Menos probable de construir una buena relación.


La buena noticia es que puedes tomar medidas prácticas para reducir las probabilidades de esos resultados poco óptimos.

Sigue estos consejos para aprovechar al máximo tu reunión comercial virtual.


1) Planifica tus reuniones virtuales:

Asigna roles claros dentro del equipo. Las llamadas o videoconferencias con cuatro o más personas pueden desviarse rápidamente. Planifica y resuelve las siguientes preguntas: ¿Quién abrirá la reunión? ¿Explicaremos una propuesta? ¿Quién responderá preguntas? ¿Resumir los próximos pasos? ¿Cómo nos comunicaremos entre nosotros?


2) Practica métodos offline para intercambio de mensajes con su equipo y/o socio estratégico:


Hay muchas historias vergonzosas de mensajes "privados" que se muestran accidentalmente en la pantalla de todos. Para evitar esto, usa hardwares o programas diferentes para mensajería instantánea con tu equipo y/o socio estratégico. Si estás usando una computadora para hacer Zoom, por ejemplo, usa tu teléfono y una aplicación separada para chatear o enviar mensajes de texto inmediatos.


3) No realices tu oferta como apertura:

Sí, es absolutamente cierto que hay una ventaja de "primer movimiento" en la negociación (la contraparte que hace la primera oferta generalmente prevalece), pero esto no debería traducirse en entregar una hoja de términos a las manos virtuales de la parte receptora antes de que digas Hola. En cambio, te sugerimos que planifiques la oferta de apertura con cuidado, gana tiempo hasta que hayan sucedido dos cosas: primero y principal, hayas saludado a la otra parte y, con suerte, incluso has hablado un poco; en segundo lugar, has discutido con la contraparte cuál es la mejor manera de utilizar su tiempo.

De hecho, la investigación indica que las primeras ofertas “tardías”, aquellas que se presentan después de que se intercambian las cortesías apropiadas y se establece una conversación previa, son más efectivas que las primeras ofertas tempranas. Entonces, por supuesto, elabora tu oferta de apertura de antemano, pero espera el momento adecuado para revelarla.


4) Sé precavido con las posibles situaciones:

Las videoconferencias y las tele-conferencias a menudo pueden tener comienzos “irregulares” donde las partes se unen en diferentes momentos. Después de tomarte un tiempo para conectarte, asegúrate de aclarar rápidamente el propósito de la reunión y el tiempo de la reunión. Si una parte clave tendrá que irse temprano, por ejemplo, podrás modificar la agenda según sea necesario desde el principio.

5) Mira tú reflejo en la cámara:

Un estudio encontró que las personas que se comunicaban virtualmente y podían ver sus propias expresiones en la pantalla se comportaban de manera más colaborativa que las que no lo tenían. Por lo tanto, te recomendamos tener una forma de verificar tu propia expresión y lenguaje corporal, siempre que sea posible. En una negociación virtual, esto puede ser muy fácil, ya que probablemente verás tu propia imagen en la pantalla, junto con la de la contraparte. Préstale atención.



6) Planifica cuando desconectarte:

Es posible que existan situaciones donde la fluidez de la conversación no funcione a tu favor en la mesa de negociaciones. En una negociación cara a cara, las personas pueden ir y venir casualmente, como salir para tomar un café o para un grupo privado. Por el contrario, las personas en una reunión virtual a menudo sienten que no pueden realizar pausas. Así que averigua cómo tomar un descanso y reanudar las negociaciones. Puede ser tan fácil como "¿Qué dices acerca de tomar un breve descanso y reanudar en 10 minutos?"

No existe sustituto alguno para los puntos a favor de una reunión comercial cara a cara. Pero a medida que vivimos en este período de distanciamiento social, es útil recordar que las herramientas y los medios de comunicación digital pueden hacer que las negociaciones sean más eficientes y pueden ayudarnos a mantenernos conectados, siempre que sepamos cómo aprovecharlos al máximo.

La negociación virtual llegó para quedarse, así que acércate a ella con conciencia de los desafíos que representa y ten en cuenta los consejos vistos en la nota.


Ahora depende de ti: ¿Qué vas a hacer para que tus reuniones comerciales sean más efectivas? ¿Qué vas a hacer para mantener a tu contraparte cómoda en la videocall?


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¿Necesitas ayuda con tus acciones comerciales aplicando las nuevas modalidades virtuales? Escríbenos, estaremos encantados de ayudarte.

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